Arbeitsrecht 2026
Zeiterfassungspflicht 2026: Regeln und Hintergrund im Überblick
Veröffentlicht: 12. März 2026 · Aktualisiert: 12. Juli 2026
Seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) gehört die systematische Arbeitszeiterfassung grundsätzlich zu den Pflichten von Arbeitgebern in Deutschland. Dieser Überblick erklärt, was das bedeutet, was erfasst wird und welche Software dabei unterstützt.
Was ist die Zeiterfassungspflicht?
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Grundsatzbeschluss (Az. 1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach §3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Diese Pflicht gilt unmittelbar — auch ohne neues Gesetz.
Das BAG stützt sich auf die Auslegung des EuGH-Urteils von 2019 (Rs. C-55/18, „Stechuhr-Urteil"), wonach die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches" System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten.
Wer ist betroffen?
Alle Arbeitgeber in Deutschland — ohne Ausnahme nach Betriebsgröße, Branche oder Rechtsform. Das betrifft:
Betroffene Unternehmen
- ✓ Großunternehmen und Konzerne
- ✓ Mittelständische Betriebe
- ✓ Kleine Unternehmen (auch ab 1 Mitarbeiter)
- ✓ Handwerksbetriebe (Branchen-Guide)
- ✓ Vereine und gemeinnützige Organisationen mit Angestellten
Ausnahmen
- — Selbstständige ohne Angestellte
- — Geschäftsführer (nicht arbeitnehmerähnlich)
- — Leitende Angestellte nach §5 Abs. 3 BetrVG (eingeschränkt)
Hinweis: Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen die Zeiten erfasst werden — das Modell wird dadurch nicht abgeschafft, nur ergänzt.
Was muss erfasst werden?
Das Arbeitszeitgesetz und der Referentenentwurf des BMAS sehen die Erfassung folgender Daten vor:
Beginn
Täglicher Arbeitsbeginn mit Uhrzeit
Ende
Tägliches Arbeitsende mit Uhrzeit
Dauer & Pausen
Gesamtarbeitszeit und Pausenzeiten
Überstunden
Mehrarbeit über die reguläre Arbeitszeit hinaus
Der BMAS-Referentenentwurf sieht eine zeitnahe Erfassung vor (etwa bis zum Ende der Folgewoche). Verabschiedet ist er noch nicht; die grundsätzliche Erfassungspflicht besteht bereits.
Rechtlicher Hintergrund & Einordnung
Rund um die Zeiterfassungspflicht gibt es einige rechtliche Punkte, die Arbeitgeber kennen sollten:
Bußgelder nach ArbZG
bis 30.000 €
kann ein Verstoß gegen die materiellen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes kosten (z. B. Höchstarbeitszeit oder Pausen; §22 ArbZG). Eine eigenständige Geldbuße allein für eine fehlende Zeiterfassung aus dem BAG-Beschluss ist gesetzlich noch nicht ausgestaltet (ArbZG-Novelle seit 2023 in Vorbereitung).
Behördliche Anordnungen
Die zuständige Arbeitsschutzbehörde kann die Einführung eines Erfassungssystems verlangen. Wird eine bestandskräftige Anordnung nicht befolgt, kann ein Zwangsgeld festgesetzt werden.
Dokumentation im Streitfall
Bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, etwa über Überstunden, ist eine verlässliche Dokumentation hilfreich. Nach dem BAG (Urteil vom 04.05.2022, 5 AZR 359/21) führt die Erfassungspflicht allein jedoch nicht zu einer Umkehr der Beweislast — Beschäftigte müssen Überstunden weiterhin selbst darlegen.
Handlungsempfehlungen: So werden Sie compliant
Die gute Nachricht: Die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht muss weder kompliziert noch teuer sein. Folgende Schritte empfehlen wir:
- Status quo analysieren: Erfassen Sie bereits Arbeitszeiten? Wenn ja, in welcher Form? Unser Auswahl-Assistent hilft Ihnen, Ihren aktuellen Stand einzuschätzen.
- Digitale Lösung einführen: Setzen Sie auf eine datenschutzkonform gestaltete Zeiterfassung-Software. Digitale Systeme sind nachvollziehbar und zugänglich und unterstützen die Umsetzung der BAG-Vorgaben.
- Betriebsrat einbeziehen: Falls ein Betriebsrat vorhanden ist, hat dieser ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung technischer Überwachungseinrichtungen (§87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Mitarbeiter schulen: Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigten das neue System kennen und nutzen können.
- Dokumentation aufbewahren: Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§16 Abs. 2 ArbZG).
Welche Software erfüllt die Anforderungen?
Eine gute Zeiterfassung-Software unterstützt die Einhaltung der Anforderungen: Beginn, Ende, Pausen und Überstunden werden digital und nachvollziehbar erfasst. Hier eine Auswahl im Überblick:
Transparenz-Hinweis
Alle Anbieter in dieser Tabelle sind redaktionell nach den unten beschriebenen Kriterien aufgenommen — Aufnahme, Reihenfolge und Angaben sind nicht käuflich.
| Software | Preis | Für wen (laut Anbieter) | Aktion |
|---|---|---|---|
| clockin Mobile Zeiterfassung & Projektdokumentation für den Mittelstand | ab 3,59 €/Nutzer/Monat (24 Mon., monatlich ab 3,99 €) | Handwerk, Bau, Pflege, Praxen, Industrie | Zum Anbieter |
| Clockodo Einfache Zeiterfassung mit starker Auswertung | ab 4,00 €/Nutzer/Monat | Freelancer, kleine Teams, KMU bis Mittelstand | Zum Anbieter |
 Crewmeister Intuitive & preisgünstige Zeiterfassung für Betriebe bis 50 Mitarbeiter | ab 1,50 €/Nutzer/Monat* | Kleine Betriebe (1–50 MA), KMU, Handwerk, Dienstleistung | Zum Anbieter |
| Lexware Office Buchhaltungspaket, Zeiterfassung über Zusatzmodule | ab 7,90 €/Monat | Selbständige, Freelancer, Kleinunternehmer | Zum Anbieter |
* Crewmeister: Tarif „Go“, jährliche Abrechnung, Berechnungsgrundlage 50 Mitarbeiter; monatliche Abrechnung ebenfalls möglich, der genannte Einstiegspreis gilt für die jährliche; andere Teamgrößen individuell; netto zzgl. USt. Angaben des Anbieters, geprüft am 28. Juli 2026.
Datenstand, Methodik & Hinweise
Preis- und Funktionsangaben gemäß Anbieter-Webseiten (Stand 05/2026), öffentlich verfügbare Informationen. Änderungen vorbehalten — verbindlich sind ausschließlich die jeweiligen Anbieter-AGB. Angaben ohne Gewähr.
Methodik: Die Anbieter werden in alphabetischer Reihenfolge gelistet — es handelt sich um keine Rangfolge und keine Wertung. Alle Angaben (Preis, Funktionen, „Für wen", DSGVO- und Server-Standort) beruhen auf den öffentlichen Angaben der jeweiligen Anbieter. Es werden keine externen Portal-Bewertungen (Sterne oder Scores) übernommen und keine redaktionelle Empfehlung ausgesprochen.
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Häufig gestellte Fragen zur Zeiterfassungspflicht
Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für kleine Betriebe?
Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung?
Müssen auch Überstunden erfasst werden?
Welche Bußgelder sind bei Verstößen möglich?
Ab wann wird elektronische Zeiterfassung Pflicht?
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→ Arbeitszeitrechner mit ArbZG-CheckRechtsquellen & offizielle Dokumente
Die rechtlichen Angaben auf dieser Seite stützen sich auf folgende offizielle Primärquellen:
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21 — bundesarbeitsgericht.de
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, Rs. C-55/18 („Stechuhr-Urteil") — curia.europa.eu
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) — gesetze-im-internet.de
- § 16 Abs. 2 ArbZG (Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht) — gesetze-im-internet.de
- § 22 ArbZG (Bußgeldvorschriften) — gesetze-im-internet.de
- § 17 MiLoG (Dokumentationspflicht bei Minijobs) — gesetze-im-internet.de
- BMAS — Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung — bmas.de
Von der zeiterfassung-aktuell Redaktion
Wir recherchieren und vergleichen Zeiterfassungs-Software anhand öffentlich verfügbarer Anbieterangaben.
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