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Kostenlose Optionen 2026

Zeiterfassung kostenlos: Was ist wirklich gratis?

Veröffentlicht: 25. April 2026 · Aktualisiert: 25. April 2026

Eine vollständig kostenlose Zeiterfassung gibt es kaum — aber es gibt kostenlose Pläne, 30-Tage-Testphasen und Excel-Vorlagen. Wir zeigen, welche Optionen sich lohnen und wo die Grenzen liegen.

Direkt zu den kostenlosen Optionen

Kurze Antwort

Eine vollständig kostenlose Zeiterfassung-Software für Unternehmen mit DSGVO-Konformität, deutschem Support und allen Funktionen gibt es praktisch nicht. Es existieren aber drei sinnvolle kostenlose Optionen: englischsprachige Free-Tools (z. B. Toggl Track bis 5 Nutzer), kostenlose Testphasen (14–30 Tage) bei allen Partner-Anbietern und Excel-Vorlagen für Kleinstbetriebe.

Wann ist kostenlose Zeiterfassung sinnvoll?

Eine kostenlose Lösung kann ausreichen für:

  • Selbständige ohne Mitarbeiter — Excel oder Toggl Track Free reichen
  • Test vor dem Kauf — kostenlose Testphasen (14–30 Tage) ausnutzen
  • Übergangslösung — bis zur Einführung einer kostenpflichtigen Software

Für Betriebe ab 5 Mitarbeitern, mit Schichtarbeit, Baustelleneinsatz oder Projektzeit-Erfassung führt langfristig kein Weg an einer kostenpflichtigen Lösung vorbei.

Die 3 kostenlosen Optionen im Vergleich

Option 1

Free-Pläne (dauerhaft kostenlos)

Einige Anbieter stellen einen dauerhaft kostenlosen Plan zur Verfügung — meist mit eingeschränktem Funktionsumfang oder Nutzer-Limit.

Toggl Track Free

Bis zu 5 Nutzer

Beliebte Stoppuhr-App für Freelancer und kleine Teams. Stundenlohn-Berechnung, Berichte und Mobile-App. Englischsprachig, Server in den USA — für Mitarbeiter-Daten in DE nur eingeschränkt geeignet.

toggl.com — kostenloses Tool

Clockify

Unbegrenzt kostenlos

Komplett kostenlose Zeiterfassung ohne Nutzer-Limit. Stoppuhr, Projektzeit, Berichte. Englischsprachig, Server in den USA. Datenschutzrechtlich für Mitarbeiter-Daten in DE problematisch — Drittlandtransfer in die USA, AVV nur eingeschränkt verfügbar.

clockify.me — kostenloses Tool

Option 2

Kostenlose Testphasen (14–30 Tage)

Alle großen DE-Anbieter stellen kostenlose Testphasen zur Verfügung — meist ohne Kreditkarte. Ideal, um die richtige Software für Ihre Mitarbeiter zu finden, bevor Sie sich festlegen.

Anbieter Testphase
ZEP 30 Tage
Lexware Office 30 Tage
Clockodo 14 Tage
clockin 14 Tage

Stand: April 2026, Angaben ohne Gewähr.

Option 3

Excel-Vorlage (für Kleinstbetriebe)

Eine selbst erstellte oder heruntergeladene Excel-Vorlage erfüllt formal die aktuellen Anforderungen des BAG-Beschlusses — wenn Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden lückenlos dokumentiert werden.

Vorteile

  • + Keine Kosten
  • + Volle Kontrolle über die Daten
  • + Keine externe Software nötig

Nachteile

  • − Fehleranfällig, leicht manipulierbar
  • − Kein Audit-Trail (BAG-Anforderung)
  • − Aufwand wächst mit Mitarbeiterzahl
  • − Voraussichtlich nicht ausreichend nach geplantem BMAS-Gesetz

Tipp: Nutzen Sie unseren kostenlosen Stundenzettel-Generator — er erstellt einen MiLoG-konformen Stundenzettel als PDF/CSV, ganz ohne Excel-Aufwand.

Wann lohnt sich kostenpflichtige Zeiterfassung?

Schon ab 3–6 € pro Mitarbeiter und Monat erhalten Sie eine professionelle Zeiterfassung mit DSGVO-Konformität, deutschem Support und allen relevanten Funktionen. Eine Investition lohnt sich besonders, wenn:

  • ✓ Sie mehr als 5 Mitarbeiter haben
  • ✓ Ihre Mitarbeiter mobil oder auf Baustellen arbeiten
  • ✓ Sie Arbeitszeiten Projekten oder Kunden zuordnen müssen
  • ✓ Sie Lohnabrechnung automatisieren wollen
  • ✓ Sie einen Audit-Trail für Compliance-Prüfungen brauchen
  • ✓ Schichtarbeit, Überstunden oder Nacht-Zuschläge zu verwalten sind

Günstige kostenpflichtige Alternativen

Falls Free-Plan und Excel-Vorlage nicht reichen — diese Partner-Anbieter starten ab 2 €/Mitarbeiter und bieten kostenlose Testphasen:

Transparenz-Hinweis

Die Vergleichstabelle wird redaktionell nach den unten beschriebenen Kriterien gepflegt. Einzelne Platzierungen auf dieser Seite sind bezahlte Anzeigen und als „Anzeige" gekennzeichnet.

Software Preis Für wen (laut Anbieter) Aktion
clockin
Mobile Zeiterfassung & Projektdokumentation für den Mittelstand
 ab 3,59 €/Nutzer/Monat (24 Mon., monatlich ab 3,99 €) Handwerk, Bau, Pflege, Praxen, Industrie Zum Anbieter
Clockodo
Einfache Zeiterfassung mit starker Auswertung
 ab 5,49 €/Nutzer/Monat Freelancer, kleine Teams, KMU bis Mittelstand Zum Anbieter
Crewmeister Crewmeister
Einfache & günstige Zeiterfassung für kleine Betriebe bis 50 Mitarbeiter
 ab 1,50 €/Nutzer/Monat Kleine Betriebe (1–50 MA), KMU, Handwerk, Dienstleistung Zum Anbieter
Lexware Office
Buchhaltung + Zeiterfassung in einer Lösung
 ab 7,90 €/Monat Selbständige, Freelancer, Kleinunternehmer Zum Anbieter
Papershift
Dienstplanung + Zeiterfassung in einem Tool
 ab 3,00 €/Nutzer/Monat Schichtbetriebe, Gastro, Retail — branchenübergreifend, auch größere Teams Zum Anbieter
ZEP
Professionelle Zeiterfassung für Projekte & Dienstleister
 ab 2,00 €/Nutzer/Monat Dienstleister, IT, Agenturen — skaliert bis Großunternehmen Zum Anbieter
Datenstand, Methodik & Hinweise

Preis- und Funktionsangaben gemäß Anbieter-Webseiten (Stand 05/2026), öffentlich verfügbare Informationen. Änderungen vorbehalten — verbindlich sind ausschließlich die jeweiligen Anbieter-AGB. Angaben ohne Gewähr.

Methodik: Die Anbieter werden in alphabetischer Reihenfolge gelistet — es handelt sich um keine Rangfolge und keine Wertung. Alle Angaben (Preis, Funktionen, „Für wen", DSGVO- und Server-Standort) beruhen auf den öffentlichen Angaben der jeweiligen Anbieter. Es werden keine externen Portal-Bewertungen (Sterne oder Scores) übernommen und keine redaktionelle Empfehlung ausgesprochen.

Reihenfolge: redaktionelle Auswahl nach Relevanz und Eignung — keine Rangfolge nach Bezahlung. Die Aufnahme beruht auf bestehenden Partner-Vereinbarungen mit dem Betreiber dieser Seite; Platzierung und Empfehlung werden nicht verkauft.

Zum ausführlichen Vergleich

Berechnen Sie Arbeitszeiten kostenlos: Arbeitszeitrechner, Stundenlohnrechner, Überstundenrechner und Stundenzettel-Generator.

Häufig gestellte Fragen zu kostenloser Zeiterfassung

Gibt es wirklich kostenlose Zeiterfassung-Software?
Vollständig kostenlose Zeiterfassung-Software für deutsche Unternehmen mit DSGVO-Konformität ist selten. Die englischsprachigen Tools Toggl Track (bis 5 Nutzer) und Clockify (unbegrenzt) bieten Free-Pläne, sind aber für Mitarbeiter-Daten in DE datenschutzrechtlich nur eingeschränkt geeignet. Alle deutschen Partner-Anbieter (ZEP, clockin, Clockodo, Papershift, Lexware) stellen kostenlose Testphasen von 14 bis 30 Tagen zur Verfügung. Eine Excel-Tabelle ist formal noch erlaubt, aber fehleranfällig und nicht zukunftssicher.
Reicht eine Excel-Tabelle als kostenlose Zeiterfassung aus?
Eine Excel-Tabelle erfüllt formal die aktuellen Anforderungen des BAG-Beschlusses — sofern Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Überstunden lückenlos dokumentiert werden. Sie ist aber fehleranfällig, leicht manipulierbar und für die geplante elektronische Erfassungspflicht aus dem BMAS-Entwurf voraussichtlich nicht ausreichend. Für mehr als 2–3 Mitarbeiter wird der Aufwand schnell unwirtschaftlich.
Welche kostenlose Zeiterfassung-App gibt es für Mitarbeiter?
Toggl Track bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 5 Nutzer mit Stoppuhr-Funktion, Berichten und Mobile-App. Clockify ist komplett kostenlos für unbegrenzte Nutzer, hat aber kein deutsches Interface und ist für Mitarbeiter-Daten in DE datenschutzrechtlich nur eingeschränkt geeignet. Für DSGVO-konforme Zeiterfassung in DE-Unternehmen sind kostenpflichtige Lösungen ab etwa 3 €/Mitarbeiter/Monat in der Regel besser geeignet.
Was passiert nach der kostenlosen Testphase?
Nach Ablauf der kostenlosen Testphase (meist 14 bis 30 Tage) wechselt das Konto entweder automatisch in einen kostenpflichtigen Plan oder wird gesperrt. Die meisten Anbieter informieren rechtzeitig. Eine Kündigung vor Ablauf der Testphase ist in der Regel ohne Folgen möglich — prüfen Sie die AGB des Anbieters.
Lohnt sich die Investition in kostenpflichtige Zeiterfassung-Software?
Schon ab 3 bis 6 Euro pro Mitarbeiter und Monat amortisieren sich die Kosten meist innerhalb weniger Monate. Einsparungen durch weniger Verwaltungsaufwand, bessere Überstundenkontrolle und automatisierte Lohnabrechnung übersteigen die Investition deutlich. Außerdem schaffen Sie eine nachvollziehbare Dokumentation für mögliche Prüfungen.
ZA

Von der zeiterfassung-aktuell Redaktion

Wir recherchieren und vergleichen Zeiterfassungs-Software anhand öffentlich verfügbarer Anbieterangaben.

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