Preisvergleich 2026
Was kostet Zeiterfassung-Software?
Veröffentlicht: 12. März 2026 · Aktualisiert: 12. März 2026
Zeiterfassung-Software für deutsche Unternehmen kostet meist zwischen 2 und 8 Euro pro Nutzer und Monat. Doch der Grundpreis ist nur ein Teil der Gleichung. Wir zeigen, worauf Sie achten müssen.
Was kostet professionelle Zeiterfassung?
Professionelle Zeiterfassung-Software kostet in Deutschland meist zwischen 2 und 8 Euro pro Nutzer und Monat. ZEP startet ab 2,00 € (Projektzeit), clockin ab 3,59 € (mobil, Handwerk), Clockodo ab 4,00 € (starke Auswertungen). Lexware Office ist ein Buchhaltungspaket ab 7,90 € pro Monat; die Zeiterfassung wird dort über Zusatzmodule angebunden. Niedrigere Einstiegspreise sind meist an Bedingungen geknüpft. Crewmeister nennt Go ab 1,50 €, Easy ab 2,00 €, Pro ab 3,00 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Einstiegspreis basiert auf 50 Mitarbeitern; andere Teamgrößen werden individuell berechnet. Abgerechnet wird wahlweise monatlich oder jährlich. Alle Preise netto zzgl. USt. Hinzu kommen je nach Anbieter Einrichtung, Schulung oder Hardware.
| Anbieter | Preis ab | Preismodell |
|---|---|---|
| ZEP | ab 2,00 € | Pro Nutzer/Monat |
| clockin | ab 3,59 € | Pro Nutzer/Monat (24-Mon.-Vertrag)* |
| Papershift | ab 4,00 € | Pro Nutzer/Monat |
| Clockodo | ab 4,00 € | Pro Nutzer/Monat |
| Lexware Office | ab 7,90 € | Pro Monat (Komplettpaket) |
| Crewmeister | ab 1,50 €* | Pro Nutzer/Monat |
* Crewmeister: Tarif „Go“, jährliche Abrechnung, Berechnungsgrundlage 50 Mitarbeiter; monatliche Abrechnung ebenfalls möglich, der genannte Einstiegspreis gilt für die jährliche; andere Teamgrößen individuell; netto zzgl. USt. Angaben des Anbieters, geprüft am 28. Juli 2026.
* clockin: 3,59 € gelten im 24-Monats-Vertrag (12 Monate 3,79 €, monatlich 3,99 €). Unter fünf Nutzern kommt laut Anbieter eine Plattform-Pauschale von 10 € pro Monat hinzu.
Konditionen Stand 07/2026 laut Anbieter-Preisseiten, Angaben ohne Gewähr. Alle Preise netto zzgl. USt. Details und versteckte Kosten im vollständigen Preisvergleich.
Überblick: Was Zeiterfassung-Software kostet
Die Preisspanne bei Zeiterfassungs-Tools ist erheblich. Einfache Lösungen für kleine Teams beginnen bei rund 2 Euro pro Nutzer und Monat, während umfangreiche HR-Plattformen mit Zeiterfassung als Teil einer Gesamtlösung 15 bis 20 Euro und mehr kosten können.
Die monatlichen Kosten hängen vor allem von drei Faktoren ab: der Anzahl der Nutzer, dem gewählten Funktionsumfang (Tarif) und der Vertragslaufzeit (monatlich vs. jährlich). Jährliche Abonnements sind in der Regel 10 bis 20 Prozent günstiger.
2–4 €
pro Nutzer/Monat
Günstiger Einstieg für Kleinunternehmen, Freelancer und Schichtbetriebe. Grundfunktionen mit projektbasierter oder schichtbezogener Erfassung.
ZEP, Papershift, clockin
5–8 €
pro Nutzer/Monat
Komfortable Standardlösung mit Auswertungen, Integrationen und mobiler App. Für KMU und kleine Teams.
Clockodo
ab 7,90 €
pro Monat (Komplettpaket)
Buchhaltung + Zeiterfassung in einem Tool. Für Selbständige, Freelancer und Kleinunternehmer, die ohnehin eine Buchhaltungssoftware brauchen.
Lexware Office
Preismodelle im Vergleich
Die meisten Zeiterfassungs-Anbieter setzen auf eines dieser drei Preismodelle:
Pro Nutzer/Monat
Das häufigste Modell. Sie zahlen einen festen Betrag pro aktivem Nutzer pro Monat. Skaliert linear mit der Teamgröße. Bei vielen Anbietern gibt es Staffelpreise: je mehr Nutzer, desto günstiger pro Kopf.
ZEP, Papershift, clockin, Clockodo
Jahresabo mit Rabatt
Viele Anbieter bieten sowohl monatliche als auch jährliche Abrechnung an. Bei jährlicher Zahlung sparen Sie typischerweise 10 bis 20 Prozent. Nachteil: Sie binden sich für ein Jahr.
ZEP, Papershift, Clockodo, Lexware
Komplettpaket-Preis
Bei All-in-One-Lösungen (Buchhaltung + Zeiterfassung) wird ein Komplettpreis pro Monat berechnet — unabhängig von der Nutzerzahl. Für Selbständige und kleine Teams oft günstiger.
Lexware Office
Kostenrechner: Was kostet Zeiterfassung für Ihr Team?
Geben Sie Ihre Mitarbeiterzahl ein — wir rechnen nur mit Listenpreisen, die der Anbieter veröffentlicht oder uns nachweisbar bestätigt hat. Wo für Ihre Teamgröße keine Angabe vorliegt, steht „auf Anfrage" statt einer geschätzten Zahl. Pauschalpreise stehen außer Konkurrenz, weil sie sich nicht pro Nutzer vergleichen lassen.
Berechnung auf Basis der Einstiegs-Listenpreise pro Nutzer/Monat (Stand 07/2026), ohne MwSt. (Kleinunternehmer §19 UStG), ohne Gewähr. Lexware Office rechnet als Komplettpaket pauschal — unabhängig von der Nutzerzahl. Verbindlich sind ausschließlich die Anbieter-AGB.
Crewmeister — ohne separate Setup- und Schulungskosten
Einrichtungsservice und persönlicher Support sind ohne Aufpreis enthalten. Intuitiv & preisgünstig für Betriebe bis 50 Mitarbeiter, Made & Hosted in Germany. ab 1,50 €/Nutzer/Monat*
* Crewmeister: Tarif „Go“, jährliche Abrechnung, Berechnungsgrundlage 50 Mitarbeiter; monatliche Abrechnung ebenfalls möglich, der genannte Einstiegspreis gilt für die jährliche; andere Teamgrößen individuell; netto zzgl. USt. Angaben des Anbieters, geprüft am 28. Juli 2026.
Kostenlose Testphase: 14 Tage, ohne Zahlungsdaten. Endet automatisch, kein Abo. (Angaben des Anbieters, Stand: 10.07.2026)
Preisvergleich: Alle Partner-Anbieter
| Anbieter | Preis | Link |
|---|---|---|
| ZEP | ab 2,00 € | Zum Anbieter |
| clockin | ab 3,59 € | Zum Anbieter |
| Papershift | ab 4,00 € | Zum Anbieter |
| Clockodo | ab 4,00 € | Zum Anbieter |
| Lexware Office | ab 7,90 € | Zum Anbieter |
| Crewmeister | ab 1,50 €* | Zum Anbieter |
* Crewmeister: Tarif „Go“, jährliche Abrechnung, Berechnungsgrundlage 50 Mitarbeiter; monatliche Abrechnung ebenfalls möglich, der genannte Einstiegspreis gilt für die jährliche; andere Teamgrößen individuell; netto zzgl. USt. Angaben des Anbieters, geprüft am 28. Juli 2026.
Anbieter mit bedingungsfrei vergleichbarem Listenpreis sind aufsteigend sortiert; bedingte Einstiegspreise stehen separat am Ende und nehmen nicht am Preis-Ranking teil. Keine Rangfolge nach Bezahlung. Preise: Stand 07/2026 laut Anbieter-Preisseiten, netto zzgl. USt., Angaben ohne Gewähr. Alle Anbieter dieser Tabelle sind redaktionell aufgenommen; bezahlte Anzeigen stehen außerhalb der Tabelle und sind als „Anzeige" gekennzeichnet.
Versteckte Kosten: Worauf Sie achten müssen
Der monatliche Grundpreis ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Kalkulieren Sie bei der Budgetplanung auch folgende Posten ein:
Einrichtung & Setup
Manche Anbieter berechnen eine einmalige Einrichtungsgebühr (100 bis 500 Euro), besonders bei individueller Konfiguration. Fragen Sie vor Vertragsschluss nach.
Schulung & Onboarding
Webinare und Basis-Schulungen sind meist kostenlos. Individuelle Vor-Ort-Schulungen oder Admin-Trainings können aber extra kosten (ab 200 Euro pro Tag).
Hardware-Terminals
Stationäre Stempeluhren (Tablet-Terminals, NFC-Reader) kosten zwischen 200 und 1.000 Euro pro Gerät. Viele Anbieter bieten eigene Hardware an oder empfehlen kompatible Tablets.
Integrationen & API
Standard-Integrationen (DATEV, Slack, etc.) sind meist inklusive. Individuelle API-Anbindungen oder Middleware-Lösungen können aber zusätzliche Entwicklungskosten verursachen.
ROI-Rechnung: Was spart Zeiterfassung-Software?
Die Kosten für Zeiterfassung-Software amortisieren sich in den meisten Unternehmen innerhalb weniger Monate. Hier eine realistische Beispielrechnung:
Beispiel: Unternehmen mit 20 Mitarbeitern
Beispielrechnung. Tatsächliche Einsparungen variieren nach Branche und Unternehmensgröße. Durchschnittlicher Stundenlohn: 30 €.
Neben den direkten Einsparungen gibt es weitere Vorteile, die sich schwer beziffern lassen: bessere Compliance (nachvollziehbare Dokumentation), Transparenz für Mitarbeiter und Führungskräfte, Planungssicherheit durch verlässliche Auswertungen und eine professionellere Unternehmensführung.
Was kostet Zeiterfassungssoftware für 50 Mitarbeiter?
Bei 50 Mitarbeitern liegen die monatlichen Kosten — abhängig von Anbieter und Funktionsumfang — typischerweise zwischen 100 € und 900 €. Konkrete Richtwerte aus den Listenpreisen der Anbieter (Stand 07/2026, ohne MwSt., bei Listenpreis pro Nutzer):
| Anbieter | Preis pro MA/Monat | 50 MA / Monat |
|---|---|---|
| ZEP Tarif Clock | 2,00 € | 100 € |
| clockin 24-Monats-Vertrag | 3,59 € | 179,50 € |
| Papershift | 4,00 € | 200 € |
| Clockodo | 4,00 € | 200 € |
| Lexware Office unabhängig von der Nutzerzahl | pauschal 7,90 €/Mon. | ab 7,90 € |
Bei 50 Mitarbeitern lohnt sich oft die Verhandlung individueller Konditionen — viele Anbieter geben Volumenrabatte ab 25 oder 50 Nutzern. Auch jährliche Abrechnung statt monatlich spart in der Regel 10 bis 20 Prozent. Hinzu kommen einmalige Kosten (Setup, Schulung, Hardware) und laufende Posten (Integrationen, Support-Pakete) — siehe Abschnitt Versteckte Kosten.
Für eine fundierte Auswahl bei 50 Mitarbeitern hilft der vollständige Anbieter-Vergleich nach Funktionsumfang, DSGVO und Branchen-Eignung.
Flexible Preismodelle für kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen (1–10 Mitarbeiter) brauchen Zeiterfassung-Software, die mit dem Team mitwächst und nicht überfordert. Welche Anbieter besonders flexibel sind:
Monatlich kündbar
Clockodo
Kein Jahresvertrag erforderlich, Kündigung zum Monatsende möglich. Papershift stand hier bis 07/2026 ebenfalls — der Anbieter nennt inzwischen ein Jahres-Abo, das monatlich oder jährlich abgerechnet wird.
Lange Testphase
Lexware Office (30 Tage)
Risikoloser Test mit dem ganzen Team — kein Auto-Abo, keine Kreditkarte bei Anmeldung erforderlich (laut Anbieter).
Pro aktivem Nutzer
Clockodo, ZEP, clockin
Sie zahlen nur für tatsächlich aktive Mitarbeiter. Bei Personalwechsel keine zusätzlichen Kosten oder Lizenzanpassungen.
Komplettpaket
Lexware Office
Pauschalpreis ab 7,90 €/Monat — kombiniert Buchhaltung, Rechnungen und Zeiterfassung. Für Selbständige und Kleinunternehmer. Siehe auch Zeiterfassung kostenlos.
Konditionen Stand 05/2026 laut Anbieter-Webseiten — verbindlich sind ausschließlich die jeweiligen Anbieter-AGB.
Empfehlung nach Budget
Unter 5 €/Nutzer
Für Kleinunternehmen und Startups bieten z. B. ZEP (ab 2,00 €), Papershift (ab 4 €) oder clockin (ab 3,59 € im 24-Monatsvertrag). Alle drei bieten solide Grundfunktionen zu einem attraktiven Preis.
5–8 €/Nutzer
Für die meisten KMU bietet Clockodo (ab 4,00 €) solide Grundfunktionen (laut Anbieter). Für mobile Teams im Handwerk bietet clockin (ab 3,59 €) GPS, Offline und Foto-Doku.
Komplettpaket ab 7,90 €/Monat
Für Selbständige und Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung zentral führen und die Zeiterfassung daran anbinden wollen, ist Lexware Office die etablierte DACH-Lösung — E-Rechnung-fähig, mit Banking-Anbindung.
Angaben laut Anbieter, ohne Gewähr.
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Häufig gestellte Fragen zu Zeiterfassung-Kosten
Was kostet professionelle Zeiterfassung?
Was kostet Zeiterfassung pro Mitarbeiter?
Gibt es kostenlose Zeiterfassung-Software?
Lohnt sich Zeiterfassung-Software für kleine Unternehmen?
Welche versteckten Kosten gibt es bei Zeiterfassung-Software?
Von der zeiterfassung-aktuell Redaktion
Wir recherchieren und vergleichen Zeiterfassungs-Software anhand öffentlich verfügbarer Anbieterangaben.
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